Um eine wirklich nachhaltige Veränderung der Beschaffung in Ihrer Einrichtung voranzutreiben und dort auch dauerhaft zu verankern, bedarf es einiger Vorüberlegungen, die zwar zunächst mit etwas Aufwand verbunden sind, schließlich aber die alltägliche Beschaffungspraxis deutlich erleichtern.
Zu diesen Vorüberlegungen gehören folgende Schritte:
1
Interne Kommunikation: Team und Verantwortliche finden und benennen
Bevor Sie tatsächlich mit Veränderungen starten, sollten Sie haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter über Ihre Überlegungen und das Gesamtprojekt informieren.
Durch eine gute interne Kommunikation werden Verunsicherungen und Widerstände vermieden und die Gelegenheit geschaffen, dass sich möglichst viele Akteure mit ihrem Wissen an einer wirklich nachhaltigen Umstellung beteiligen. Außerdem macht es durchaus Sinn, Erfahrungswerte von Mitarbeitern aus den verschiedenen Bereichen in Ihre Überlegungen mit einzubeziehen. Dies erleichtert Ihnen in einem späten Schritt zu entscheiden, welche Produkte möglichst einfach und ohne viel Aufwand durch nachhaltige Alternativen ersetzbar sind.
Gern unterstützen wir Sie im Rahmen einer gemeinsamen Veranstaltung, mit Materialien oder Schulungen zu unterschiedlichen Schwerpunktsetzungen im Bereich ökofairer Beschaffung bei der internen Kommunikation in Ihrer Einrichtung!
2
Vorüberlegung: Beschaffungsleitlinien – was ist uns wichtig?
In der Beschaffungsleitlinie skizzieren Sie grundsätzlich welche Aspekte für die Beschaffung in Ihrer Einrichtung wichtig sind.
Überwiegend stehen hier aufgrund wirtschaftlicher Zwänge bislang vor allem die ökonomischen Aspekte im Vordergrund und dies auch, wenn es keine offizielle, schriftlich fixierte Vorgabe für die Beschaffung gibt.
An dieser Stelle sollten Sie sich Gedanken dazu machen, welche Kriterien Ihnen in Zukunft wichtig erscheinen. Stehen ökologische und soziale Kriterien im Vordergrund? Sollen lokale und regionale Anbieter eine Rolle spielen? Achten Sie zukünftig stärker auf die Reparaturfähigkeit bei Neuanschaffungen? Wie weit lassen sich Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit für uns miteinander vereinbaren?
Wirtschaftliche und nachhaltige Beschaffungskriterien müssen sich vielfach nicht gegenseitig ausschließen, auch wenn es durchaus Bereiche gibt, in denen faire und ökologische Produktionsweisen einen manchmal auch deutlich höheren Endverbraucherpreis bedeuten. In Ihre Vorüberlegungen sollte daher eine realistische Einschätzung dessen mit einfließen, welche Beschaffungskriterien von nun an in Ihrer Einrichtung eine vorrangige Rolle spielen.
Ein Beispiel für allgemeine Beschaffungsleitlinien finden Sie hier: Download PDF
3
Bestandsaufnahme: Wie bedarfsgerecht kaufen wir welche Produkte wo ein?
Grundlage für die veränderte Beschaffungspraxis ist die Bestandsaufnahme der Produkte, die von Ihnen gekauft werden, inklusive der Mengen und Lieferanten und der jeweils zuständigen Person in Ihrer Einrichtung für diesen Kauf.
Werden Teile der Beschaffung zentral organisiert oder beschafft jede Abteilung nach eigenem Bedarf? Wer sind die jeweils zuständigen Personen in Ihrer Einrichtung und nach welchen Kriterien wird von diesen derzeit eingekauft? Wie bedarfsgerecht wird gekauft und lässt sich der Einsatz von Produkten und Ressourcen ggf. grundsätzlich optimieren und reduzieren?
Auch wenn die Bestandsaufnahme zunächst ein wenig Aufwand bedeutet, lässt sich hier zumeist schon ablesen, wo das größte Potenzial für eine Veränderung steckt. Ziel ist es, die Produktbereiche zu identifizieren, die für Ihre Einrichtung den größten Erfolg mit einem möglichst geringen Mehraufwand und überschaubaren Kosten verbindet. Eine gründliche Betrachtung des derzeitigen Einkaufsverhaltens zeigt dabei meist schon einige Schwachstellen auf, die sich mit der Zeit eingeschlichen haben oder schlicht nicht wirklich hinterfragt wurden.
Für Ihre Bestandsaufnahme steht Ihnen die Checkliste von Zukunft Einkaufen zu einzelnen Produktbereichen hier zur Verfügung: Download PDF
4
Aktionsplan erarbeiten und umsetzen: Welche ökofairen Produkte sind verfügbar und entsprechen unseren Anforderungen?
Auch wenn wir als Kirche eine besondere Verantwortung für nachhaltigen Konsum haben, überfordern Sie sich bei der Umstellung nicht!
Manche Prozesse brauchen Zeit und auch ein gewisses Maß an gemeinschaftlich getragenem persönlichen und finanziellen Mehreinsatz, der von Haupt- und Ehrenamtlichen neben ihren anderen Aufgaben bewältigt werden muss. Erfolgserlebnisse sind wichtig, setzen Sie sich daher erreichbare Ziele und planen Sie ggf. eine Testphase für Produktalternativen mit ein.
Eine Umstellung auf ökofaire Produkte muss dabei nicht zwangsläufig bedeuten, dass Sie Ihre Lieferanten wechseln müssen. Es gibt immer wieder auch sehr gute Gründe dafür, an lokalen Lieferstrukturen festzuhalten und nicht bei zentralen Versandhäusern nachhaltige Produkte zu bestellen. Vielleicht hat auch Ihr Lieferant nachhaltige Produktalternativen gelistet?
Bei der Recherche zu nachhaltigen Produktalternativen können Sie gern auf die Materialsammlung von Zukunft Einkaufen zurückgreifen oder Sie nehmen einfach Kontakt zu uns auf, wir beraten Sie gern.
5
Sich festlegen: Beschaffungsordnung – was und wo kaufen wir von nun an ein?
Kernstück Ihrer bisherigen Bemühungen ist die Beschaffungsordnung, die festlegt, wie die Beschaffung zukünftig organisiert ist.
Dort legen Sie sich auf die neuen Nachhaltigkeitskriterien, die Sie zuvor identifiziert haben, fest. Das Ziel an dieser Stelle besteht darin, klare, allgemeingültige Nachhaltigkeitskriterien für die von Ihnen zuvor ausgewählten Produktbereiche festzulegen und diese dann auch umzusetzen. Siegel können für die Erfüllung Ihrer Nachhaltigkeitskriterien sinnvoll sein und sollten daher auch in Ihre Beschaffungsordnung Eingang finden, ebenso wie der Lieferant und die Person, die für die Beschaffung konkret zuständig ist.
Es ist ratsam die Beschaffungsordnung in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und dabei ggf. auch neue Produktgruppen oder veränderte Kriterien mit aufzunehmen.
Ein Beispiel für allgemeine Beschaffungsleitlinien finden Sie hier: Download PDF
6
Sich auszeichnen lassen: (Optional) Veränderungen sichtbar machen – Das Zertifikat „Wir beschaffen ökofair“
Kernstück Ihrer bisherigen Bemühungen ist die Beschaffungsordnung, die festlegt, wie die Beschaffung zukünftig organisiert ist.
Für alle Einrichtungen besteht die Möglichkeit sich nach der systematische Umstellung von zumindest 2- 3 Produktbereichen durch Zukunft Einkaufen zertifiziert zu lassen. Neben der Umstellung von mindestens zwei Produktbereichen, die Sie anhand von Rechnungen oder Belegen nachweisen müssen, benötigen Sie dazu die Materialien aus den oben beschriebenen Schritten 2. – 5. und einen Kurzantrag mit Angaben zu Ihrer Einrichtung.
Über unsere Plattform ist es möglich, die ersten Schritte für eine Zertifizierung direkt zu bearbeiten.